校內(nèi)各單位：
為進(jìn)一步做好學(xué)校檔案材料收集歸檔工作，有效保護(hù)、利用檔案資源，更好地服務(wù)學(xué)校中心工作。根據(jù)學(xué)校辦公室（檔案館）工作安排及檔案管理的有關(guān)規(guī)定，請各單位（部門）按照《湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院檔案實(shí)體分類實(shí)施細(xì)則》的歸檔范圍收集2023年度檔案材料，現(xiàn)將2023年年內(nèi)檔案的移交工作通知如下：
一、檔案移交時(shí)間安排
1．各單位（部門）文書檔案文件資料（含各單位大事記及有保存價(jià)值的聲像材料）于2024年4月30日前移交，時(shí)間安排見附件1；
2．財(cái)會類2022年及以前的賬本、憑證等歸檔材料于2024年12月30日前移交；
3．學(xué)籍類檔案按學(xué)年度歸檔的材料于當(dāng)年11月10日前移交；
4．科研、基建和招投標(biāo)項(xiàng)目文件材料在結(jié)題或驗(yàn)收完成后兩個(gè)月內(nèi)移交檔案館；
5．請各單位務(wù)必按時(shí)完成移交工作，確保學(xué)校檔案數(shù)字化工作如期進(jìn)行。如有特殊情況不能按時(shí)移交的，需出具書面說明，由單位負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。
二、檔案歸檔要求
1．各單位（部門）負(fù)責(zé)人為歸檔工作的第一責(zé)任人，需指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本單位（部門）的檔案歸檔工作，兼職檔案員原則上要求保持三年不變。請所有兼職檔案員填寫信息登記表（附件2）及聯(lián)系方式于2024年3月10日之前報(bào)檔案館，以便工作聯(lián)絡(luò)；
2．檔案收集、整理是檔案工作的重要組成部分及關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)做到檔案材料應(yīng)收盡收，請各單位（部門）高度重視，從即日起按歸檔要求進(jìn)行收集、整理、歸檔。照片檔案收集依照《湖北省照片檔案規(guī)范管理指導(dǎo)意見》，妥善做好照片檔案著錄工作，其中每項(xiàng)學(xué)校重要活動的照片移交數(shù)量不少于三張；
3．各單位（部門）檔案的收集范圍須按《湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院檔案實(shí)體分類實(shí)施細(xì)則》（附件3）中“檔案分類歸檔范圍和保管期限”有關(guān)條目執(zhí)行；
4．檔案資料必須齊全完整，保證檔案之間的必然聯(lián)系，充分體現(xiàn)其價(jià)值；
5．必須移交檔案原件資料；
6．各單位（部門）移交檔案必須嚴(yán)格履行移交手續(xù)，由移交單位（部門）從學(xué)校檔案管理系統(tǒng)打印移交目錄表（一式二份）。擬移交進(jìn)館的檔案，開放審核工作由檔案形成（移交）部門負(fù)責(zé)，各單位（部門）負(fù)責(zé)人在移交目錄表中填寫的“是否開放意見”將作為檔案開放的直接依據(jù)。兼職檔案員移交時(shí)連同電子版（電子版文件名須標(biāo)注移交單位名稱）一并移交檔案館，交接雙方簽名蓋章。
聯(lián)系人：丁明香 寧密成 施旖
聯(lián)系電話：81973786
學(xué)校辦公室 檔案館
2024年2月27日
